Deshumidificador de Aire para Archivo Muerto

La buena gestión de documentos requiere el control del archivo muerto para que los documentos importantes se mantengan en orden. A pesar de la digitalización y el uso frecuente de teléfonos celulares y computadoras, hay muchos procesos dentro de una empresa que generan papeles importantes. Y para mantenerlos intactos en cualquier ambiente, se requiere control de humedad.

Es necesario desmitificar la imagen estereotipada de archivos muertos, de lugares polvorientos y malolientes. Para mantener esta área en orden, uno debe deshacerse de la escena común en muchos lugares de trabajo: una habitación cerrada, de olor fuerte y sin ventilación, llena de estantes y cajas de cartón con papeles y carpetas dentro.

Dentro de un archivo muerto, se recopila información importante para cualquier establecimiento, desde la relación con sus empleados hasta los contratos firmados con los clientes. Para muchos de estos documentos, de hecho, la ley establece un período de retención.

Por esta razón, además de planificar, elegir el entorno correcto para el almacenamiento de registros, capacitar a todos los empleados responsables del área y clasificar el archivo en categorías, es necesario un mantenimiento frecuente de la ubicación.

Después de todo, los sobres, recibos, facturas y contratos son hechos de papel, un material higroscópico que absorbe rápidamente la humedad del ambiente. Y, como en el caso de las notarías y almacenes que también suelen acumular este tipo de contenido, las consecuencias del exceso de humedad pueden ser irreversibles.

Exceso de humedad y riesgos para salvaguardar documentos

El medio físico para almacenar documentos sigue siendo una norma en las empresas, oficinas y muchos otros establecimientos. Normalmente, se requiere la custodia de estos documentos por un período que puede variar de dos a 30 años.

 

Sin embargo, se hace difícil llevar a cabo este almacenamiento en un entorno que no está preparado adecuadamente. Los documentos y sobres de papel, cajas de cartón e incluso estantes de madera son susceptibles a la humedad.

El archivo muerto es, naturalmente, uno de los lugares menos frecuentados dentro de una empresa, además, también suele recibir poca luz natural y ventilación. Y además de contribuir a la acumulación de polvo, estas características hacen que aumente el nivel de humedad.

Por lo tanto, los riesgos van desde acelerar la degradación ácida del papel hasta la presencia de hongos e insectos. Lo que revela la presencia de estos seres microscópicos no deseados es la aparición de manchas amarillentas, con un centro oscuro en las páginas del papel. Con el tiempo, también puede aparecer una capa delgada de moho y esporas.

Los psocópteros, conocidos popularmente como piojos de libros, también prosperan en lugares con las mismas características. La presencia es denunciada por el formato irregular que toman los documentos.

Como resultado, la vida útil de los documentos disminuye a medida que las manchas dificultan la lectura y los bordes irregulares hacen que no se puedan usar. Y, desde el momento en que se pierden los materiales, la empresa queda sujeta a una evaluación fiscal.

Tecnología para preservar documentos y cumplir con la ley

Al igual que cualquier otra área de la empresa, el archivo muerto debe tener el debido cuidado para mantener sus documentos intactos para una posible consulta. La gestión eficiente incluye la prevención mediante el uso de tecnologías.

Para garantizar el almacenamiento correcto, la accesibilidad, la identificación clara y la protección contra pérdidas, es necesario confiar en la tecnología. Y, aunque la digitalización es casi siempre el primer paso dado por los responsables del área, existe otra forma tan segura como preservar los documentos originales.

Desidrat le permite mantener la integridad de la información controlando la humedad a niveles específicos. Para una buena conservación del papel, desde un punto de vista químico y físico, es aconsejable mantener la temperatura entre 18 ° C y 22 ° C y la humedad relativa entre el 45% y el 55%.

Para cumplir con los requisitos necesarios con respecto al control de la humedad, extender la vida útil de los documentos y mantener un ambiente libre de hongos, la solución es usar Desidrat.

La línea Desidrat fue hecha para que el ambiente de trabajo mantenga los niveles correctos de humedad y no sufra daños causados por la presencia de moho y hongos.

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